【チェックリスト&テンプレ付】セミナー当日に運営を失敗しないため準備の全てを公開します!

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こんにちは!アイマーチャントの小川(@ogawakenta)です。

今回は「セミナー当日の運営方法」をまとめてみました。

セミナー運営でこんな失敗は経験ないでしょうか?

・受付で参加者を長時間待たせてしまった。
・セミナー会場で頼んだ備品が用意されていなかった。
・マイクの数が足りていなかった。
・プロジェクターの接続端子を間違え、接続できなかった。

…と、思いつく限り挙げてみましたが、これらは全て経験済みの失敗だったりします。(汗) 小規模な(身内の)セミナーであれば何とかすることができますが、大規模なセミナーでは失敗は許されませんよね。

この度、2017年1月21日(土)に「販売力向上会議2017」という150人規模のセミナーを開催しました。運営がグダグダとなってしまうとセミナー自体も締まらないものとなってしまいますので、細心の注意をはらって運営準備を進めました。

当日は「セミナー当日の持ち物リスト」を元に準備を進めて「受付用参加者リスト」・「スタッフ用タイムスケジュール」・「タイムキーパー用スライド」の3つを用意しました。

一通り経験してみて感じたお勧めの準備方法は、チェックシートに沿って準備を進める方法です。アナログな手法ではありますが、やはり1つずつ要素を確認する方法が確実です。

セミナー当日に起こりうるトラブルをなるべく減らすためにも、準備できる部分は全て準備しておきましょう。今回お渡しするチェックリストを活用していただき、セミナー運営の成功へと役立てていただければ嬉しいです!

セミナー前日までの打ち合わせ

今回のセミナー運営スタッフは、善意で立候補いただいたクラブメンバーの方ですので、あれこれと準備をお願いするわけにはいきませんでした。地理的に離れている方も多かったので、事前に顔を合わせて打ち合わせすることは難しかったです。ですので、受付の流れなどのやり方はコチラで決めた上で当日、手を借りるという形で準備を進めました。

事前の連絡は「チャットワーク」というツールを活用しつつ、タイムスケジュールや役割分担、受付の流れなどの決め事はGoogleスプレットシートでの共有を行い、ある程度のイメージを固めて貰いました。

(チャットワークでの情報共有の様子)

(受付手順などの決め事はGoogleスプレットシートで共有しました。)

また、スタッフの方の予定を元に当日の役割分担も事前に共有していました。

セミナー前の受付は懇親会の受付も兼ねているのですが、その話はコチラの記事でまとめています。少し長い記事となっておりますが、下記よりご確認ください。

【飲み会幹事必見】セミナー後の懇親会をスムーズに行う方法

2017.01.30

開場1時間前から受付開始まで

事前準備として用意すべき備品はチェックリストに任せて、当日の運営の流れについて解説します。セミナーの内容にもよりますが、一般的なビジネス系セミナーであればスタッフの集合時間は受付開始の1時間前で十分です。

今回のセミナーは10時から受付開始の予定でしたので、運営スタッフは9時に現地集合としました。会場の下見を済ましておくことが鉄則ですが、スタッフ全員が下見をすることは現実的ではありません。ですので少なくともスタッフの代表者は下見をしておきましょう。(それが叶わない場合はGoogleマップのストリートビューを活用して駅から会場までの道のりを確認しておきましょう。)なお、今回は会場の下見や印刷物の用意は僕が担当しました。

スタッフミーティング

受付方法やセミナーの流れなどを運営スタッフ全員で最終確認を行いましょう。セミナーの規模が大きくなればなるほど、スタッフの人数が増えるので入念な打ち合わせが必要です。用意した進行表で各自の役割を確認出来るような配慮があると意志の伝達が楽です。

今回はタイムスケジュールや受付の流れ、役割分担を1枚の紙にまとめて、運営スタッフに1枚ずつ配りました。

なお、ミーティングの際には会場施設(自動販売機やトイレ、喫煙所の場所)の確認も忘れないようにしましょう。セミナー参加者の目から見てわかりやすく「スタッフ」だとわかるように、名札を着用させるとより親切です。(次の機会があれば、用意したいところです。)

また白紙の紙を数枚用意しておくと、案内板など色々と使えるので便利だと感じました。

機材チェック

パソコンやプロジェクター、マイクの動作チェックは確実にしておきましょう。プロジェクターの接続端子やピントの調整、音声出力の確認、照明の調整、マイクの本数確認、音量の設定などをチェックします。

参加者目線でのチェックをするために、後方の席や端の席に実際に座ってみて、スクリーンが見づらくないかを確認します。(見づらい場所がある場合には席を外しておくと便利です。)講師陣にはパソコンのスクリーンセーバーや電源OFF設定、ソフトウェアアップデート設定などの確認を依頼しておきましょう。

再度取り上げますが、一番注意しなければいけないのはパソコンとプロジェクターと接続端子です。D-sub端子なのか、HDMIケーブルなのか、HDMIマイクロケーブルなのか…パソコンの接続端子とプロジェクターの接続端子の両方を確認しておく必要があります。

パソコン=Windowsではなく、資料=パワーポイントというわけではありません。特にパソコンがMacの場合は変換アダプターが必要となるケースが多いので注意が必要です。(過去に痛い目を見ています。)

受付開始からセミナー開始まで

開場時間が近づくと参加者の方が会場に表れます。大規模セミナーとなると、受付は確実に混雑しますので準備が出来次第、早めに開始してしまって良いでしょう。事前に決めた打ち合わせ通りにスムーズに受付をしましょう。

会場への誘導

参加者が最も集まるのはセミナー開始時刻の10分前です。受付に多くの人手が必要となりますので、立て看板や案内シートを配置して、参加者が迷うことなく受付に辿り着くようにしましょう。案内の用紙は会場側で用意してくれるケースがほとんどですが、わかりにくい場合もあるので数枚程度、セミナーのタイトルが記入された案内シートを用意しておくのが良いです。

参加者の受付

事前に準備しておいた受付用参加者リストを活用して受付を行いましょう。今回の場合は参加者の名前だけ確認できるシートを作成しました。(VIP・通常・クラブ生の3枚を持っていきました。)

実際に名簿を公開するわけにはいかないので、都道府県で置き換えております。

想定されるイレギュラーパターン

参加名簿に名前がない

名簿作成後に申し込まれた場合など、用意したリストに名前が無いケースがあります。その場で最新の申し込み状況を確認出来ることがベストではありますが、できない場合は手書きでリストに名前を記入しておきましょう。受付が落ち着いた後に申し込み状況を確認します。

事前予約できなかったが参加したい(飛び入り参加)

席の状況にもよりますが、席に余裕がある場合には申し込みを受け付けます。今回のセミナーでは申し込み者にしか場所を告知していなかったのですが、友人に連れられて当日参加を決めた方がいらっしゃいました。(その方のお名前と連絡先は受付リストに手書きで加えます。)

懇親会にも参加したい

今回は申し込みの段階で懇親会ありのコースと、なしのコースで申し込みを分けていましたが、当日「懇親会にも参加したい」という方もいらっしゃいました。元々懇親会ありと無しで名簿を分けて受付をしておりましたが、希望されている方には差額をいただいて懇親会の案内をさせていただきました。

セミナー途中での受付対応

今回は長時間セミナーだったので、途中から参加される方もいらっしゃいました。途中からでも参加できるように、セミナールームのすぐそばに受付スタッフに常駐していただきました。

タイムキーパーの重要性

講師としては「たくさん伝えたい」と思うものなので、時間配分を講師に任せると大体押してしまいます。以前、タイムキーパー無しでセミナーを開催したことがあるのですが、セミナー時間が1時間以上押してしまいグダグダとなってしまいました。

セミナーを募集する時には始まりと終わりの時間を告知しています。参加者の中には終わりの時間を参考に次の予定を入れている方もいらっしゃいますので、時間が押すことで帰宅時間となり、伝えたいことが伝えられなくなる可能性もあります。

今回のセミナーでは予定がパツパツでしたので、タイムキーパーを用意しました。…とは言え、具体的な方法論としては単純で「10分前」と「5分前」の用紙を掲げただけです。(笑)

セミナー運営を成功させるためには?

以上、簡単ではありますが、150人規模のセミナー運営するための準備について説明させていただきました。当日は司会も担当させていただきましたので、一人では手が回らないことだらけでした。ご協力いただいた方のおかげで運営することができたというのが正直な所だったりします。…とは言え、事前の準備が無ければ、もっと慌ただしくなっていたはずです。

セミナー運営の準備をする上で困ったことは、「事例の少なさ」でした。大よその流れは記事に書かれているものもありましたが、実例を元に解説している記事はほとんどありませんでした。

今回、セミナー運営では反省点もありましたが、大よその流れは確立することができました。準備のために用意した資料は、(個人情報を保護した状態ではありますが)全て公開させていただきますので、運営に役立てていただければ嬉しいです。ダウンロードいただき、セミナー運営の準備にお役立てください!

ご意見・ご感想もお待ちしております!!

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