【飲み会幹事必見】セミナー後の懇親会をスムーズに行う方法

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こんにちは!アイマーチャントの小川(@ogawakenta)です。

今回は「セミナー後の懇親会をスムーズに運営する方法」をまとめてみました。

こういった悩みは無いでしょうか?

・大規模(70人~80人)の懇親会の幹事を頼まれて困っている。
・イベント会場から懇親会会場へのスムーズな誘導方法に頭を悩ませている。
・実際にどのような誘導方法があるのか、実例を知りたい。

これらは全て僕自身が、大規模な懇親会の幹事を頼まれた時に直面した悩みでした。幹事を担当したのは2017年1月21日(土)に開催された「販売力向上会議2017」という150人規模セミナーの後に開催された懇親会です。

懇親会には合計73名の方にご参加いただき、これまでにない規模での懇親会だったのですが、事前準備をしっかりと行ったおかげで、スムーズな進行を行うことができました。(ご参加いただいた方からも好評をいただきました。)

この記事では反省する点も含めて、当日に向けてどのような準備を進めたのかをまとめます。

事前に予想していた問題点は「懇親会会場への誘導」・「参加者の人数把握」・「座席の決定」の3点です。詳細は後述しますが、これらの問題点を同時に解決するための施策も紹介いたしますので、ご期待ください。

大規模な飲み会の場合に限らず有効な方法だと実感していますので、セミナー後の懇親会の幹事を任された方に役立てていただければ嬉しいです!

飲み会幹事を成功させるための心構え

「飲み会」という言葉を使わせていただいておりますが、今回ピックアップするのは「セミナー後の懇親会」です。この記事をお読みいただいている方であれば、少なくとも「参加者として」セミナー後の懇親会に参加されたことはあるはずです。

参加者の視点から「飲み会」を見つめ直してみると「求められている懇親会像」が見えてきます。幹事の仕事は「理想の懇親会を実現すること」ですので、1つずつ要素を確認していきましょう。

…とは言え、「最高の懇親会」をイメージすることは難しいので、今回は逆に「最悪な懇親会」から1つずつ要素を確認していきましょう!

逆算で懇親会を見直そう!~こんな懇親会は嫌だ

懇親会の会場がセミナー会場から遠い

セミナー会場と懇親会会場は近ければ近いほど良いです。

セミナー後には、受講者のテンションがほどよく高まっている状態ですが、セミナー会場から懇親会会場が遠ければ遠いほど熱は冷めてしまいます。懇親会はセミナーとは違って相互のコミュニケーションの場所ですから、お互いにとって話しやすい場を作ることを意識しましょう。

そのため一番に意識すべきは「懇親会会場の場所」です。同じ会場で懇親会ができるのがベストではありますが、会場の都合で実現できないこともありますので、なるべく近い会場を探しましょう。

今回のイベントでは、セミナー会場から120m、徒歩1分の場所にある「プロント高田馬場店」さんにお願いしました。

懇親会会場までの誘導がグダグダ

セミナー会場の近くで懇親会会場を確保できたとしても、誘導がグダグダしてしまうと参加者の熱は冷めてしまいますよね。参加者が数人である場合は一緒に移動することができますが、70名を超える人数を誘導するとなると一筋縄ではいきません。

ですので、今回は誘導を簡単にするために参加される方には事前に(セミナー受付時に)会場までのルートを書いたチケットをお渡ししました。(実際にはくじ引き制。詳細は後述します。)

上記の地図と見比べていただくとわかりやすいかと思います。事前にルートをお知らせすることで、スムーズな誘導を実現することができ、誘導でグダグダすることを無くすことができました。

どこに座ろうか…ウロウロする問題

懇親会会場で困ることの1つは「座る場所が決まらない」という問題ですよね。どこに行くかが決まらないことで、入り口付近でウロウロしてしまった経験もあるかと思います。その問題を解決するために「くじ引き制」にして場所を決めました。

会場を9つの島に分けて各テーブルにA-1からA-10を1セットとしました。(説明のため、図を簡略化しています。)

先ほどのチケットを引いた方は「B-5」ですから、乾杯の時にはBのテーブルに…ということになります。最初から場所が決まっているので、入り口付近でウロウロすることはありませんでした。

知り合いとだけ話をするということも防げるので、このくじ引き制システムはかなりオススメです!

講師の方と仲良くなることができなかった

せっかく懇親会に参加したのに、講師の方と話ができなかったら残念ですよね。今回導入した「くじ引き制」の弊害(極端な偏り)が生まれる可能性がありましたので、講師の方には事前に散らばる形でクジを引いていただきました。9名の講師がいらっしゃいましたので、AからIまでバランス良く散らばる形で調整を行いました。

なお、この席順はあくまでも「乾杯をする時の席順」でして、その後の移動はOKと説明しております。

参加者の方と交流できない会場だった

「せっかく懇親会に参加したのに、他の参加者の方と全然話が出来なかった…」となってしまったら残念ですよね。幹事たるもの、交流しやすい空気感を作る工夫をするべきでしょう。

そのための方法論として「立食式」での交流会を選択しました。今回のような大人数での懇親会では、立食式一択だと実感しました。

「着座式で席が決まってしまうと動かない人が多い」というのは経験則から得た事実です。(笑)立食式にしたことで、多くの方と交流いただくことができました。

幹事の困りごとは「会費の回収」と「人数の把握」です。

飲み会・懇親会で当日に起こる困りごとは「会費の回収」と「支払い」なんですよね。結局、何人の方にご参加いただけたのか?という部分は当日になってみないとわかりません。(必ず、ドタキャン・ドタ参される方がいらっしゃいます。)

少人数であれば、その場で数えることもできますが70名を超える方を数えるわけにはいきませんし、お店の方に数えていただくわけにもいきません。

そこで、今回は懇親会費用の回収と人数確認を楽にするために「2回受付をする」という方法を選択しました。1回目はセミナー開始前の受付で、2回目は懇親会会場での受付です。

1回目の受付では懇親会費用を回収してクジを引いていただき「チェック」の欄に印をつけ、懇親会会場での受付ではクジを回収して番号にマル印をつけます。

(途中でメモした数字が邪魔をしていますが…)このようにチェックすることで正確に人数を把握することができ、支払いをスムーズに行うことができました。

会費の回収を懇親会会場の場所でやってしまうと、貰い忘れがでたり、金額が合わなくなったりと大変な想いをしますので、事前に回収することを強くお薦め致します。

事前の会場での打ち合わせは必須

…と、長々と説明してきましたが、これらの準備はお店側の協力が必須となります。今回の場合は事前に電話での相談に加えて、実際に会場に足を運んで当日の流れを相談させていただきました。

コース選びや、A~Iまでのカードの設置、飲み物を配る手順、当日のアナウンスなどなど、ご協力いただきありがとうございました!

乾杯の挨拶のセリフ

懇親会の始めと終わりは大切です。いきなり乾杯をするのは厳禁でして、みなさんが酔っ払ってしまう前に注意事項を説明しましょう。

今回は「写真撮影についての確認と注意」や「途中退出について」を説明してから主役(今回は菅さん)にマイクを渡して乾杯の音頭を取っていただきました。

(こちらが、乾杯前の注意事項を説明している様子です。)

【まとめ】あなたが懇親会の幹事をスムーズに行うためには?

少し長くなってしまいましたが、以上が大規模セミナー後の懇親会で工夫した点となります。幹事は主役ではありませんので、サポート役に徹して事前準備を怠らないことがポイントであると考えています。

もっと工夫しておけば良かったと思う点は「懇親会での集合写真」を撮る時間を確保しておけば良かったことと、「二次会へのスムーズな誘導」を準備しておくことでした。次回以降の反省点となります。

セミナー後の懇親会での幹事をスムーズに行うためには…

・セミナー会場から近い懇親会会場を選ぶ
・参加者が交流しやすい雰囲気を作る(今回は立食式)
・会場への誘導をスムーズに行う
・参加人数の把握と会費の回収をスムーズに行う

といった下準備が必要です。

準備があるからこそスムーズな進行ができ、「楽しかった。また行きたい」・「もっと講師の話が聞きたい」と思って貰えると考えています。

今回、紹介した方法(くじ引き制)は、方法論の1つとして有効な方法です。実際に使ったエクセルファイル(クジとチェックリスト)をプレゼントさせていただきますので、ダウンロードいただき、懇親会の幹事にお役立てください。ご意見・ご感想もお待ちしております!

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